In 5 Schritten zum papierlosen Büro

Die Vorteile eines papierlosen Büros sind nicht von der Hand zu weisen. Doch wie funktioniert die Umsetzung? Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt es Ihnen.

1. Ineffiziente Prozesse identifizieren

   Ineffiziente Prozesse kosten das Unternehmen viel Zeit und Geld. Führen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme durch. Was läuft gut, was nicht? Fragen Sie sich, welche Prozesse fehleranfällig sind, lange dauern, viel Papier verbrauchen, sehr oft wiederholt werden etc. Aufschluss über ineffiziente Prozesse können auch ihre Kunden liefern. Was wird von ihnen bemängelt? Allein durch die Abarbeitung dieser Kriterien wird sich Ihnen Digitalisierungsbedarf in einigen Bereichen offenbaren. Nun liegt es an Ihnen, eine Auswahl zu treffen. Starten Sie aber erst einmal mit einem Geschäftsbereich und digitalisieren Sie Ihr Unternehmen Schritt für Schritt.

2. Ziele festhalten

   Wenn Sie die ersten Prozesse definiert haben, die Sie digitalisieren möchten, halten Sie Ziele fest. Was soll durch die Digitalisierung des jeweiligen Prozesses erreicht werden? Je genauer diese definiert sind, desto leichter können Workflows erstellt und die passende Software ausgewählt werden.

3. Hard- und Software anpassen

   • Voraussetzung für ein papierloses Büro ist ein digitaler Arbeitsplatz für jeden Mitarbeiter. Wie dieser ausgestaltet sein muss, hängt von den jeweiligen Tätigkeiten und Arbeitsmodellen (soll bspw. Aus dem Home Office gearbeitet werden können?) ab.
   • Bei der Umsetzung eines papierlosen Büros führt kein Weg an einem Dokumentenmanagementsystem vorbei. Es macht ein strukturiertes und vor allem digitales Arbeiten mit und an Dokumenten erst möglich.
   • Zu guter Letzt müssen sie noch die Entscheidung fällen, ob sie auf eine Cloud-Lösung zurückgreifen oder einen eigenen Server einrichten möchten. Beide Vorgehensweisen haben ihre Vor- und Nachteile und es hängt immer von den eigenen Bedürfnissen ab, welche für Sie die richtige ist. Für kleine und mittelständische Unternehmen bietet sich in der Regel jedoch die Arbeit in der Cloud an.

4. Dokumente digitalisieren

   Sobald Sie sich für Ihre Software entschieden und diese eingerichtet haben, informieren Sie Ihre Partner über die Umstellung und fordern Sie regelmäßig anfallende Dokumente wie Rechnungen in digitaler Form an. Mit der Digitalisierung der Hauspost ist ein großer Schritt in Richtung papierloses Büro bereits getan. Jetzt müssen allerdings noch die bereits bestehenden Dokumente in Papierform digitalisiert werden. Diese müssen nach und nach eingescannt, entsprechend benannt und im DMS hinterlegt werden. Die Originale der meisten Dokumente können Sie dann vernichten. Achtung! Eine Ausnahme bilden solche Dokumente, dessen Original aufgrund einer gesetzlichen Vorschrift verwahrt werden muss wie Steuererklärungen, Gerichtsurteile und Verträge.

5. Workflows erstellen und überprüfen

   Bauen Sie mithilfe eines Workflowmanagementsystems digitale Workflows auf und ersetzen Sie hiermit Ihre bislang analogen Arbeitsabläufe. Hierdurch wird die Reihenfolge der Arbeitsabläufe definiert, Verantwortlichkeiten können zugeteilt werden und automatisierten Arbeitsschritte werden eingeflochten. Das garantiert sowohl eine hohe Transparenz als auch eine hohe Qualität ihrer Prozesse, wodurch Zeit und Kosten eingespart werden können.

   Nach dem Aufbau und der Implementierung ihrer Workflows sollten Sie diese weiter beobachten, um eventuellen Optimierungsbedarf feststellen zu können.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Auswahl geeigneter Soft- und Hardware oder bei der Erstellung der Workflows? Dann kontaktieren Sie uns. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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