Digitalisierung ist ein Thema, mit dem sich jedes Unternehmen auseinandersetzen muss, um wettbewerbsfähig bzw. in der aktuellen Pandemie-Lage überhaupt arbeitsfähig zu bleiben. Die Umstellung auf ein papierloses Büro stellt einen ersten großen Schritt in Richtung digitaler Transformation des gesamten Unternehmens dar. Wie der Name schon sagt, wird in einem papierlosen Büro weitestgehend auf papierbasierte Prozesse verzichtet. Stattdessen laufen Arbeitsabläufe sowie Ablage und Archivierung der Dokumente mithilfe entsprechender Software digital ab.
Vorteile
Die Umstellung auf ein papierloses Büro kann in der Anfangszeit zeitintensiv sein und zudem muss in entsprechende Software investiert werden. Auf Dauer rentiert sich das allerdings, da Sie Zeit und Kosten einsparen und deutlich effizienter arbeiten können. Hier einmal die wichtigsten Vorteile zusammengefasst:
- Einfacher Zugriff, flexible Arbeitsmodelle: Durch die dezentrale Speicherung der Dokumente können alle Mitarbeiter jederzeit und von überall darauf zugreifen. Hierdurch werden flexible Arbeitsmodelle möglich. Außerdem entfallen lästige Besuche ins Archiv sowie das Durchsuchen sämtlicher Ordner.
- Schnelle Suche: Durch die Stichwortsuche am PC findet sich das richtige Dokument blitzschnell.
- Kostenersparnis: Durch die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement entfallen Kosten für Papier, Toner und Miete für die Räumlichkeiten zur Archivierung der Dokumente.
- Umweltschutz: Deutsche Unternehmen verbrauchen durchschnittlich 28 kg Papier pro Jahr (Quelle: Mittelstand Café). Zur Herstellung eines Kilos Papier werden gut 2 kg Holz und um die 100 Liter Wasser benötigt (Quelle: Weltbewusst). Durch die Umstellung auf ein papierloses Büro werden diese Ressourcen sowie erhebliche Mengen an CO2 eingespart.
- Zeitersparnis und Effizienz: Durch einfache, standardisierte und papierlose Arbeitsprozesse verringert sich die Durchlaufgeschwindigkeit und es kann eine gleichbleibende Qualität garantiert werden. Die eingesparte Zeit können Ihre Mitarbeiter für neue Aufgaben nutzen.
Voraussetzungen für ein papierloses Büro
Für ein papierloses Büro reicht es nicht, alle Dokumente in digitaler Form zu besitzen, sie müssen gut sortiert, leicht auffindbar und für die weitere Verarbeitung nutzbar sein. Hierbei kann Sie ein gutes Dokumentenmanagementsystem unterstützen. Neben den bereits genannten Vorteilen des papierlosen Büros bietet der Einsatz eines solchen Programms noch weitere Vorteile:
- Versionskontrolle und Revisionssicherheit
- Rechtssichere Archivierung
- Transparenz über den Dokumentenfluss im Unternehmen
Die Einführung der digitalen Unterschrift sowie eines Workflowmanagementsystems können Sie ebenfalls bei der Umsetzung eines papierlosen Büros unterstützen.
Haben Sie Fragen oder Interesse? Gerne beraten wir Sie und begleiten Sie auf Ihrem Weg zum papierlosen Büro.
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