Minimierung von Fehlerquellen, Vereinheitlichung von Prozessabläufen, effizienteres Arbeiten, höhere Transparenz im Arbeitsalltag durch Statusüberblicke, Dokumentation und Reportings. Klingt für Sie wie ein Traum? Mit der Einführung eines Workflow-Management-Systems kann er wahr werden!

Was sind Workflow-Management-Systeme?

Mithilfe von Workflow-Management-Systemen können die einzelnen Arbeitsschritte eines Prozesses zu einem Ablauf verbunden werden. Es existieren viele Standardlösungen unterschiedlicher Anbieter, welche sich in die vorhandene Systemlandschaft integrieren lassen. Viele Lösungen bringen bereits vordefinierte Prozess-Templates mit, doch natürlich kann jeder Prozess auch individuell erstellt werden.
Der Administrator definiert, wer welche Aufgabe mit welchen Mitteln und Informationen übernimmt. Ein Prozess kann entweder manuell oder regelmäßig automatisch gestartet werden. Die Arbeitsschritte können in mehrere Teilaufgaben untergliedert werden, die dann manuell oder mithilfe von Anwendungen abzuarbeiten sind. Bei jedem Schritt werden die Mitarbeiter per Mail über eine neue Aufgabe informiert. Sobald diese abgearbeitet ist, wird der nächste Schritt ausgelöst. Die Ergebnisse jedes Schritts werden in einer Datenbank dokumentiert, sodass z.B. erteilte Genehmigungen oder hochgeladene Dokumente für den Administrator im System einsehbar sind. Prozessfortschritte und -stati sind natürlich ebenfalls zu jedem Zeitpunkt verfügbar. Es ist möglich, Vertretungen für die Mitarbeiter einzutragen, so dass der Prozess in einem Krankheitsfall weiterlaufen kann.

Möglichkeiten

Grundsätzlich kann jeder Arbeitsablauf in einem Workflow Management System abgebildet werden. Nur ist dies nicht immer sinnvoll. Besonders lohnend ist die Digitalisierung eines Workflows, wenn er häufig auftritt, mehrere Mitarbeiter oder sogar verschiedene Abteilungen beteiligt sind, es wichtig ist, dass er nach einem standardisierten Muster abläuft und Daten oder Dokumente abgespeichert werden müssen, die eventuell sogar zu statistischen Zwecken dienen sollen.

Hier eine kleine Auswahl von Arbeitsabläufen, die sich problemlos mit einem Workflow Management System umsetzen und optimieren lassen:

• Materialbeschaffung
• Reklamationsmanagement
• Beschwerdemanagement
• Personal- und Bewerbermanagement

Vorteile von Workflow-Management-Systemen

• Visualisierung hilft früh Fehler im Ablauf zu finden, dadurch Verbesserung der Prozessqualität
• Verkürzung der Durchlaufzeiten / Schnelle Bearbeitung bzw. Erledigung von Aufgaben
• Verbesserung der Prozesstransparenz
• Auskunftsfähigkeit und Nachweisbarkeit
• Automatisierung der Prozesssteuerung
• Wiederverwendbarkeit von Aktivitäten
• Vereinheitlichung von Abläufen
• bessere Informationsverfügbarkeit
• Ablaufdiagramme

Wie Sie sehen, bringt die Implementierung eines Workflow Management Systems große Vorteile mit sich. Ist Ihr Interesse geweckt? Dann kontaktieren Sie uns noch heute und vereinbaren ein Beratungsgespräch. Selbstverständlich sind wir auch bei der Umsetzung behilflich.