Das Sammeln von Daten über E-Mails geschieht heutzutage in einem erschreckend großen Rahmen. Dies kann durch gezielte Angriffe oder auch einfach durch menschliches Versagen, z.B. durch das Eintippen einer falschen Mail-Adresse, passieren. Die einzige Möglichkeit, um zu gewährleisten, dass ihre Mails ausschließlich vom gewünschten Empfänger gelesen werden, ist eine ganzheitliche E-Mail-Sicherheit samt Verschlüsselung.

Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, Ihre Mails zu verschlüsseln. Bei der Transportverschlüsselung wird eine Mail lediglich während der Übertragung im Internet verschlüsselt. Auf den verarbeitenden Systemen selbst liegt sie jedoch unverschlüsselt vor. Daher kann eine schützenswerte Mail von allen Personen mit Zugriff auf diese Systeme gelesen werden, beispielsweise von Mitarbeitern Ihres Providers oder IT-Mitarbeitern Ihres Geschäftspartners.

Bei der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Inhalt mittels Zeichen codiert, die nur der Empfänger mithilfe eines passenden Schlüssels wieder decodieren kann. Jegliche andere Person, die nicht über den entsprechenden Schlüssel verfügt, kann den Inhalt Ihrer Mail nicht lesen. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist somit deutlich sicherer als die Transportverschlüsselung.

Beinhalten zu versendende Mails sensible personenbezogene Daten, ist das Unternehmen nach DSGVO dazu angehalten, diese zu verschlüsseln, um sie zu schützen. So ist die verschlüsselte E-Mail-Kommunikation z.B. für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Ärzte oder Krankenhäuser unverzichtbar. Nicht selten werden aber auch vertrauliche Unternehmens- und Kundendaten über Mail versandt. An dieser Stelle kann die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ebenfalls für andere als die aufgelisteten Unternehmen wichtig werden, denn sie ist die einzige Möglichkeit, Ihren E-Mail-Verkehr vor unbefugten Dritten zu schützen.

Alternative zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Die Einführung einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für ein gesamtes Unternehmen kann mitunter sehr zeitaufwändig und kostspielig werden. Versenden Sie sensible Daten und Unterlagen lediglich über Anhänge, könnte es eine Alternative sein, die jeweiligen Dateien mit einem Passwort zu schützen. Das Passwort teilen Sie dem Empfänger dann auf anderem Wege, z.B. per SMS, mit. Selbst wenn Ihre Mail bei einer anderen Person landet, kann diese die sensiblen Daten im Anhang nicht lesen.

Je nachdem, welchen Dateityp Sie schützen möchten, gibt es unterschiedliche Optionen. Möchten Sie mehrere Dokumente auf einmal versenden, empfiehlt es sich, diese in einer .zip-Datei zu verpacken. So können Sie beispielsweise auch Bilder vor unberechtigtem Zugriff schützen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Dokumente mit einem Passwort-Schutz versehen:

• Verschlüsseln von Word-Dokumenten: Zu Datei > Informationen > Dokument schützen > mit Kennwort verschlüsseln wechseln, Kennwort festlegen und bestätigen, Datei speichern, um zu überprüfen, ob das Passwort wirksam ist
• Verschlüsseln von Dokumenten und Ordnern mit 7-Zip: Rechtsklick auf den Ordner/ die Datei, die verschlüsselt werden soll > 7-Zip > zu Archiv hinzufügen, im Bereich Verschlüsselung Kennwort und Berechtigungen festlegen
• Verschlüsseln von PDF-Dokumenten mit PDF-Creator: Dokument mit PDF-Creator aufrufen, Dokument speichern unter > Formatierungseinstellungen > im Teilbereich PDF, Sicherheit auswählen, Passwörter und Berechtigungen zuteilen

Wie eine optimale Verschlüsselung aussieht, hängt von verschiedenen Faktoren ab. So spielen beispielsweise die Unternehmensgröße, Branche und die vorhandene IT-Infrastruktur eine Rolle. Die Nutzung wird jedoch erleichtert, wenn unternehmensübergreifend eine einheitliche E-Mail-Verschlüsselung umgesetzt wird, da der Inhalt der Mail nur decodiert werden kann, wenn im Postfach dieselbe Software implementiert wurde.

Unsere Empfehlung: Cryptshare

Cryptshare bietet die perfekte Kombination aus der Sicherheit von Transport- und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und der Einfachheit einer Verschlüsselung per Passwort. So werden sowohl Inhalt als auch Metadaten der E-Mail vom Senden bis zur Ankunft beim Empfänger geschützt. Dieser kann die Mail dann ganz einfach mit dem empfangenen Passwort öffnen, ohne dass er ebenfalls Cryptshare erwerben oder installieren muss.

Cryptshare wartet mit vielen Features auf und ist dabei intuitiv zu bedienen und sehr nutzerfreundlich. Außerdem ist es für alle Branchen und Unternehmensgrößen geeignet. Hier können Sie mehr über die "große Lösung zum kleinen Preis" erfahren.

Hinweis: Dieser Text ist keine datenschutzrechtliche Beratung. Er zeigt lediglich auf, wie Sie sensible Daten besser schützen können.

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