euBP – Was Sie jetzt wissen müssen

Bereits seit Anfang 2025 sind Arbeitgeber in Deutschland zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) verpflichtet. Jedoch galt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2026 auf Grundlage eines formlosen Antrags. Ab kommendem Jahr gibt es keine Ausnahmen mehr, weshalb jetzt an mancher Stelle Handlungsbedarf besteht.

Was ist die euBP und wer ist betroffen?

Mindestens alle vier Jahre wird seitens der Rentenversicherungsträger eine Betriebsprüfung durchgeführt. Dabei wird unter anderem geprüft, ob Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und abgeführt wurden und die gesetzlichen Meldepflichten eingehalten werden.

Um den Aufwand sowohl für die Rentenversicherung als auch für die Finanz- und Lohnbuchhaltung der Unternehmen zu reduzieren, wurde bereits 2023 mit der elektronischen Übermittlung der erforderlichen Daten begonnen. Zwei Jahre später wurde dieses Verfahren verpflichtend eingeführt, verbunden mit einer Übergangsfrist von weiteren zwei Jahren.

Ab dem 01.01.2027 gilt die Pflicht zur elektronischen Übermittlung jedoch nahezu ausnahmslos für jeden Arbeitgeber, unabhängig von Unternehmensgröße, Umsatz oder Mitarbeiterzahl. Die einzige Ausnahme bilden Privathaushalte mit Minijob-Beschäftigten.

Wie genau funktioniert die Umsetzung?

Die Übertragung der relevanten Daten erfolgt über eine zertifizierte Software. Folgende Daten werden übertragen:

• Stammdaten von Arbeitnehmer und Arbeitgeber
• Entgeltabrechnungen
• Sozialversicherungs- und Meldedaten
• Daten zu Beschäftigungszeiten und Beitragspflichten

Um die Datenübermittlung für Ihre Buchhaltung zu erleichtern, empfiehlt sich darüber hinaus eine übersichtliche Digitalisierung der entsprechenden Datensätze, beispielsweise durch digitale Personalakten, eine strukturierte Dokumentenablage oder die digitale Archivierung von Entgeltunterlagen.

Was geschieht bei Nichteinhaltung?

Bisher sind bei Missachtung der Übertragungspflicht zwar noch keine konkreten Sanktionen vorgesehen, jedoch besteht die Möglichkeit für die Rentenversicherungsträger, fehlende Daten zu schätzen, was wiederum zu hohen Beitragsnachforderungen führen kann.

Und jetzt?

Sollten noch keine sauber elektronisch geführte Datenübertragung zur Betriebsprüfung vorliegen, wird es nun allerhöchste Zeit. Gerne helfen wir Ihnen bei der Umsetzung, prüfen Ihr aktuelles System auf Vollständigkeit oder helfen Ihnen bei grundsätzlicher Optimierung Ihrer Buchhaltungsprozesse - natürlich auch außerhalb der euBP. Sprechen Sie uns einfach an!

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