Bereits seit 2017 sind Kaufleute, Handelsgesellschaften, eingetragene Genossenschaften und juristische Personen dazu verpflichtet, alle E-Mails, die Handels- und Geschäftsbriefe beinhalten und für die Besteuerung relevant sind, für einen Zeitraum von 6-10 Jahren aufzubewahren. Herkömmliche Backup-Verfahren erfüllen hierbei nicht die gesetzlichen Anforderungen.
Ein konkretes Gesetz, das die Archivierung von E-Mails vorschreibt, gibt es nicht. Die rechtliche Grundlage ergibt sich aus anderen Vorschriften und Gesetzen. Die Anforderungen an die rechtssichere Aufbewahrung von E-Mails sind allerdings in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) festgeschrieben.
Anforderungen
- Vollständigkeit: E-Mails müssen mitsamt allen Anhängen abgespeichert werden
- Manipulations- und Revisionssicherheit: Müssen mit dem Original übereinstimmen und unveränderbar sein
- Verfügbarkeit: Mit Berechtigung einsehbar und wieder auffindbar
- Elektronische Aufbewahrung anstelle von ausgedruckten Exemplaren
Vorteile
Unternehmen sehen die Archivierungspflicht oft als Zwang an. Sie bringt neben der Erfüllung der rechtlichen Vorgaben aber auch viele Vorteile mit sich, die nebenbei die Effizienz und Produktivität Ihrer internen Prozesse steigern können.
- Schutz vor Datenverlust
- Entlastung des Mailservers
- Zentralisierung der E-Mails und damit leichterer Zugriff
- Schnelle Suche
- Vereinfachter Back up- und Wiederherstellungsprozess
Mit einer professionellen Archivierungslösung ist eine rechtssichere und übersichtliche Ablage ihrer Mails gar kein Problem. Um all die Anforderungen zu erfüllen, setzen wir auf MailStore. MailStore ist der Standard für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung. Das Programm ist mit vielen verschiedenen Mail-Providern kompatibel, einfach einzurichten, schnell einsetzbar und auch bei hohen Anforderungen wartungsarm und zuverlässig. Durch die Ablage der Mails in einem zentralen Archiv, wird die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen über einen langen Zeitraum hinweg sichergestellt.
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