Mit den Microsoft 365-Abos, eher bekannt unter dem Namen Office 365, bietet Microsoft neben der Namensänderung weit mehr als nur die gängigen Office-Anwendungen für all Ihre Endgeräte. Enthalten sind ebenfalls effektive Tools, die einen modernen und digitalen Arbeitsplatz garantieren.
1. Was ist Microsoft 365 Business?
Microsoft 365 ist eine cloudbasierte Lösung, die es ermöglicht, das eigene Unternehmen innerhalb einer Cloud zu führen und Microsoft die Verantwortung für Ihre IT zu übertragen. Somit müssen Sie oder Ihre Mitarbeiter keine Server, Datenbanken, Filesharing-Netzwerke oder On-Premises-Software mehr einrichten. Welche Vorteile Microsoft 365 noch mit sich bringt, erfahren Sie unter Abschnitt 3.
2. Was umfasst Microsoft 365?
Welche Programme und Tools in ihrem Paket enthalten sind, kommt darauf an, welches Abo Sie abschließen. Es kann zwischen den Modellen Microsoft 365 Apps for Business, Basic, Standard oder Premium gewählt werden.
MS 365 Apps for Business:
Dieses Modell beinhaltet das gesamte MS Office Paket (Word, Power Point, Excel, One Note, One Drive, Outlook, Publisher, Access) zum Herunterladen und Installieren. Die Anwendungen können pro Nutzer auf bis zu 15 verschiedenen Geräten verwendet werden. Zudem ist 1TB Speicherplatz pro Nutzer enthalten. Dieses Paket ist genau richtig für alle Unternehmen, die die Anwendungen auf allen Endgeräten und viel Cloudspeicher benötigen.MS 365 Business Basic:
Das Basic-Paket ist das günstigste der MS 365 Business Linie. Hierin sind die Web- und mobilen Anwendungen, also keine Desktopversionen, der Programme Word, Excel und Power-Point und die Dienste Teams, Exchange, One Drive und Share Point enthalten. Daher eignet sich dieses Abo hervorragend für Unternehmen, die MS Teams und Speicherplatz (One Drive) benötigen.Zudem sind weitere Apps vorhanden, die kollaboratives Arbeiten ermöglichen (Planner, Yammer, Sway).MS 365 Standard:
Mit einem Abo für MS 365 Standard erwarten Sie und Ihre Mitarbeiter alle Office-Anwendungen (siehe Apps for Business) sowie die Dienste Teams, Exchange, Share Point und One Drive. Diese sind ebenfalls auf bis zu 15 Geräten pro Nutzer verwendbar. Es ist daher perfekt für Unternehmen, die Office-Anwendungen auf ihren Geräten plus E-Mail für Unternehmen, Cloud-Dateispeicher und die Möglichkeit für Onlinebesprechungen und Chat benötigen.MS 365 Premium:
Dieses Paket wartet mit den gleichen Komponenten wie das Standard-Paket auf, enthält jedoch zusätzlich die Dienste Intune und Azure Information Protection. Diese beiden Komponenten bieten einen zusätzlichen Schutz vor Cyberangriffen und eine erweiterte Geräteverwaltung.
3. Warum Sie MS 365 Business brauchen
Neue Apps: Das ursprüngliche MS Office-Paket enthielt lediglich Kernanwendungen wie Word, Power Point und Excel. MS 365 geht über diese Standards hinaus und ist durch das Hinzufügen von Apps und Diensten deutlich leistungsfähiger als die Ursprungsversion.
Mobilität: MS 365 kann wie eh und je lokal installiert werden. Mit Ihren Zugangsdaten können Sie sich aber auch bei office.com einloggen und von diesem Portal aus, auf Ihre Kontakte, Mails und Ihren Kalender zugreifen sowie Dokumente/ Präsentationen erstellen und bearbeiten.
Lizenzen: Je nach Paket stehen den Benutzern 5 Smartphone-, 5 Tablet- und 5 PC-Lizenzen zur Verfügung. So ist der Zugriff auf Ihre Office-Anwendungen jederzeit und überall möglich. Sie können MS 365 also beispielsweise im Büro, bei Ihnen zu Hause und für unterwegs auf Ihren mobilen Geräten installieren. Sobald eine Lizenz auf einem Gerät entfernt wird, werden die Apps automatisch deaktiviert.
Teilen: Das Teilen von Dokumenten mit anderen Nutzern ist ein Eckpfeiler von Microsoft 365. Alle Apps sind darauf ausgelegt, dass Sie Ihre Dokumente intern und extern teilen können. Außerdem können Sie gleichzeitig mit anderen Nutzern an ein und derselben Datei arbeiten und Änderungen in Echtzeit sehen.Letzteres funktioniert allerdings nur, wenn Sie die Online-Versionen benutzen.
Admin-Center: Mit dem sehr übersichtlichen und benutzerfreundlichen Admin-Center sind alle verwaltungstechnischen Aufgaben an einem Ort konzentriert. Als Administrator können Sie Benutzer hinzufügen und entfernen, Lizenzen erteilen, Gruppen verwalten, Abrechnungen abwickeln, Support-Tickets direkt an Microsoft versenden uvm.
Sicherheit: Microsoft 365 kommt mit einem preisgekrönten Sicherheitssystem. Zusätzlich zu Malware- und Spamfiltern können Komponenten zur Vorbeugung von Datenverlust, Multifaktor-Authentifizierung und ein erweiterter Bedrohungsschutz aktiviert werden. Diese sind ebenfalls über das Admin-Center zu verwalten.
Speicherplatz: Je nach Unternehmenslizenz stehen pro Benutzer bis zu 5 GB Cloud-Speicherplatz für Dateien zur Verfügung. So müssen Ihre IT-Mitarbeiter den Speicherplatz nicht länger lokal verwalten. Wird ein Benutzerkonto deaktiviert, können vorhandene Dateien archiviert werden oder sie werde nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Dadurch, dass die Dateien in der Cloud gespeichert werden, müssen Sie sich keine Sorgen mehr um Datenverlust machen, wenn ein Laptop beschädigt wird oder verloren geht.
Automatische Updates: Mit Microsoft 365 erhalten Sie automatisch alle neuen Produktupdates und -features, sobald diese verfügbar sind, anstatt alle paar Jahre manuell kostspielige Updates auf allen Geräten durchführen zu müssen. Über das Admin-Center können Sie die Bereitstellung der Updates für Ihre Mitarbeiter verwalten. So können Sie sich beispielsweise für eine frühe Veröffentlichung registrieren, damit Ihr Unternehmen die Updates als erstes erhält. Über die Targeted Release können Sie bestimmen, welche Benutzer die Udates erhalten. Dies ermöglicht es, die neuen Features zu testen, bevor sie im gesamten Unternehmen eingesetzt werden. Natürlich ist auch eine Standardlösung vorhanden. Hiermit erhalten alle Mitarbeiter die Updates, sobald sie auf dem Markt verfügbar sind.
Selbstorganisation: Bei On-Premises-Dateispeichern oder Exchange-Servern muss alles von E-mail-Verteilerlisten, über gemeinsam genutzte Dateispeicherorte und Archivierungsvorgänge bis hin zu Sicherheitsgruppen (virtuelle Firewall) von Ihrem IT-Team erstellt und gewartet werden. Mit MS 365 können einige Aufgaben, die vorher von der IT hätten genehmigt bzw. ausgeführt werden müssen, von den Usern selbst übernommen werden. So können sie z.B. selber Gruppen erstellen, Teams gründen und diesen Mitglieder zuordnen.
Technischer Support:Falls Sie Probleme mit Office365-Produkten haben oder bestimmte Ideen verwirklichen wollen, steht Ihnen der Support jederzeit zur Verfügung.
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