Bereits seit dem 27. November 2020 sind alle Rechnungssteller, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes übermitteln, verpflichtet, dieses in elektronischer Form zu tun. Ab dem 1. Januar 2025 wird die Ausstellung von eRechnungen über Leistungen zwischen Unternehmen (B2B-Breich) nun auch bindend. Entsprechende umsatzsteuerrechtliche Regelungen sind im Wachstumschancengesetz enthalten, dem der Bundesrat am 22. März 2024 zustimmte.
Begriffsdefinitionen – „eRechnung“ und „sonstige Rechnungen“
Ab dem 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (im Gesetz auch eRechnung genannt) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Eine eRechnung ist dann per Defininiton eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (maschinenlesbar) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Hierdurch wird eine automatische Rechnungsverarbeitung ermöglicht. Beim strukturierten, elektronischen Format ist darauf zu achten, dass dieses die Vorgaben der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsausstellungen sowie die Liste der entsprechenden Syntaxen (CEN-Norm EN 16931) erfüllt. Beispiele für mögliche Formate sind die XRechnung sowie das hybride ZUGFeRD-Format.
Unter sonstige Rechnungen fallen demnach Papierrechnungen sowie Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden, aber nicht maschinenlesbar sind. Ein Beispiel hierfür ist eine per Mail versandte PDF-Rechnung.
Vorteile
- Medienbruchfrei
- Vereinfachte Rechnungsstellung
- Geringere Fehleranfälligkeit
- Verkürzte Durchlaufzeiten
- Kostenersparnisse durch wegfallende Papier- und Portokosten
- Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes Einlesen der Rechnungen
- Schnellere Bearbeitung
Zeitplan und Fristen
Grundsätzlich müssen Unternehmen im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Verpflichtung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen gilt ebenfalls ab dem 1. Januar 2025. Allerdings hat der Gesetzgeber aufgrund des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwands für die betroffenen Unternehmen Übergangsregelungen für die Jahre 2025-2027 für Rechnungssteller eingeräumt.
Ausnahmen von der Regel
Nicht in jedem Fall ist die Ausstellung einer eRechnung verpflichtend: Kleinbetragsrechnungen (bis 250€) und Rechnungen für Fahrausweise dürfen weiterhin in allen Formaten, die unter sonstige Rechnungen fallen, ausgestellt werden.
Ausblick
Am Thema eRechnung führt für Unternehmen, die Dienstleistungen im B2B-Bereich anbieten, zukünftig kein Weg mehr vorbei. Unabhängig von den gesetzlich vorgeschriebenen Fristen zur Umsetzung, sollten Sie mit Ihren Kunden frühzeitig in Kontakt treten und klären, ob diese zeitnah auf einer eRechnung bestehen. Ferner empfiehlt es sich, entsprechende Projektstrukturen zügig zu implementieren. Dies erleichtert zum einen eine fristgerechte Umsetzung, sobald die rechtlichen und technischen Details feststehen. Zum anderen können Sie beim Thema Rechnung flexibler auf Kundenwünsche reagieren.
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