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Das Hauptziel eines papierlosen Büros ist, weitestgehend auf papierbasierte Prozesse zu verzichten (mehr Infos zum papierlosen Büro gibt es hier und hier). Stattdessen werden Arbeitsabläufe sowie Ablage und Archivierung mithilfe nützlicher Tools wie digitalen Unterschriften, Workflow- und Dokumentenmanagementsystemen digitalisiert. Allerdings gibt es viele Unternehmen, bei denen die Verwendung eines Stempels zusätzlich zur Unterschrift erforderlich ist. Ist dem so, greifen viele Firmen auf die klassische Methode drucken – stempeln – einscannen zurück. Das kostet nicht nur viel Zeit, sondern auch Geld. Ein digitaler Stempel kann Abhilfe schaffen!


Vorteile digitaler Stempel

Je nach Verwendungszweck kann ein digitaler Stempel ganz individuell gestaltet werden. So ist es beispielsweise möglich, ausschließlich Textelemente zu nutzen oder mehrere Komponenten wie z. B. Firmenlogo, Unterschrift und eine dynamische Datumsanzeige zu kombinieren. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Zudem können digitale Stempel ganz einfach nachbearbeitet werden. Bei physischen Stempeln müsste ein neuer in Auftrag gegeben werden. Darüber hinaus liegt ein weiterer Vorteil darin, dass sie auch unterwegs ganz einfach in die entsprechende Datei eingefügt werden können.

Sie brauchen noch größere Rechtssicherheit? Auch das ist kein Problem! Statt die Unterschrift direkt in den Stempel zu integrieren, können sie das gestempelte Dokument mit einer digitalen Unterschrift (z. B. d.velop sign) unterzeichnen. So ist ein Missbrauch durch unbefugte Dritte auf ein Minimum reduziert.


So funktioniert's

  1. Stempel in einem Bildbearbeitungsprogramm erstellen
  2. Grafik in ein stempelfähiges PDF-Bearbeitungsprogramm importieren (z. B. PDF-Exchange)
  3. Dem Stempel die dynamischen Informationen hinzufügen (z. B. Datum)
  4. PDF-Dokument im selben Programm stempeln und bei Bedarf über einen Unterschriftenworkflow mit einer qualifizierten Unterschrift signieren (d.velop sign)

Benötigen auch Sie einen digitalen Stempel? Wir beraten Sie gerne und übernehmen die Umsetzung.

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