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Kosten senken, Zeit sparen und Effizienz steigern – wer möchte das nicht? Automatisierte Prozesse setzen genau an diesen Zielen an und sind in Zeiten fortschreitender Digitalisierung auch kein Luxus mehr, sondern vielmehr eine Notwendigkeit. Doch welche Tools gibt es? Wie setzt man die Technologien sinnvoll ein? Ergeben sich auch Nachteile? Wir geben Ihnen einen Überblick.


So profitieren Sie von Automatisierung

Automatisierung klingt durchweg positiv, doch gibt es auch Herausforderungen? Unter Umständen ja: Die Implementierung kann komplex sein und verursacht initiale Kosten. Auf der anderen Seite werden die Kosten auf lange Sicht in vielen Fällen durch den geringeren manuellen Arbeitsaufwand reduziert. Durch eine sorgfältige Planung und individueller Nutzen-Kosten-Abwägung lassen sich eventuelle Herausforderungen abfangen und Sie können von den Vorteilen profitieren.


Im Folgenden mögliche Maßnahmen:

  • Verbesserung der Informationssicherheit
  • Mit einem Informationssicherheit-Management (ISMS) wird kontinuierlich die Sicherheit wichtiger Informationen verbessert und diese vor Unbefugten, Manipulation und Verlust geschützt. Gerade für Unternehmen, die mit einem hohen Volumen an vertraulichen Informationen hantieren müssen, kann ein ISMS hilfreich sein – auch als Rechtsgrundlage, zum Beispiel beim Abschluss einer Cyberversicherung oder für einen Wirtschaftsprüfer. In manchen Branchen, wie zum Beispiel aus dem KRITIS-Sektor, ist die Nutzung sogar verpflichtend.

  • RPA
  • Schluss mit lästigen Routineaufgaben: Mit der Software-Technologie Robotic Process Automation (RPA) lassen sich repetitive Aufgaben der vielfältigsten Bereiche automatisieren, zum Beispiel im Beschwerdemanagement, bei der Datenverarbeitung oder bei Bestellvorgängen. Dank der integrierten KI verbessert sich das Tool fortlaufend und kann immer komplexere Aufgaben übernehmen. So haben Sie wieder mehr Zeit für wichtigere Aufgaben und minimieren außerdem menschliche Fehler.

  • Monitoring
  • Fehler beheben, bevor sie überhaupt entstehen – das ist das Ziel des proaktiven Monitorings. Mit einer entsprechenden Software können Sie Ihre Systeme permanent überwachen lassen und erhalten bei kleinsten Unstimmigkeiten ein Signal. Nun können Sie umgehend handeln, bevor größere Schäden entstehen und diese beim Nutzer sichtbar würden. Nebenbei vereinfachen Sie die Wartung Ihrer Systeme automatisch und minimieren Ausfallzeiten.

  • Digitale Zeiterfassung und -übermittlung
  • Sie erfassen Ihre Arbeitszeiten digital? Sehr gut! Aber wie schön wäre es, wenn diese Daten automatisch an DATEV übertragen würden und Urlaubszeiten direkt in Teams sichtbar wären? Mit unseren Schnittstellen für ReinerSCT laufen diese Prozesse automatisch und spart Ihrer Buchhaltung jede Menge Zeit. Besonders bei viel Personal und Schichtdienstsystemen schaffen die Schnittstellen mehr Übersichtlichkeit für alle Beteiligten.

  • Automatisierte Backups
  • Datenverlust geht schneller als man denkt und geschieht immer zum ungünstigsten Zeitpunkt. Backups werden gerne mal vergessen, sind aber unfassbar wichtig und sollten in regelmäßigen Abständen gemacht werden. Eine Software, wie zum Beispiel veeam, kann dieses Muss ganz automatisch für Sie erledigen und Ihre Daten auf einem Speichermedium und in einer Cloud speichern – je nach Bedürfnissen des Unternehmens. Gerade im Umgang mit vielen sensible Daten raten wir zur automatisierten Sicherung.

  • Serverraum-Überwachung
  • Der Serverraum- oder Schrank ist das Herzstück jeder IT und sollte ausreichend geschützt werden. Neben entsprechender Software für den inneren Schutz lassen sich auch äußere Faktoren automatisiert beobachten. Installierte Sensoren erkennen Faktoren wie Bewegung, Temperatur oder Feuchtigkeit und übermitteln Ihnen ein Warnsignal. Wir empfehlen diese Form der Überwachung jedem Unternehmen mit hauseigenem Server.

  • Automatisierte Datenverarbeitung
  • Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) entlastet ein Unternehmen, indem es die zentrale Speicherung, Organisation und Verwaltung von Dokumenten digitalisiert. Dadurch reduzieren Sie manuelle Ablageprozesse, verkürzen Suchzeiten und verbessern die Zusammenarbeit. Automatisierte Workflows sorgen für schnellere Freigabeprozesse und eine einfache Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Zudem minimiert ein DMS das Risiko von Datenverlust und erhöht die Sicherheit vertraulicher Informationen.


Gerne helfen wir Ihnen bei der Automatisierung Ihrer Prozesse und unterstützen Sie individuell bei Analyse, Planung und Umsetzung. Sprechen Sie uns einfach an!


Bild: shutterstock.com | 2493817141 | VectorMine

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