Elektronische Unterschrift

Zettelwirtschaft durch analoge Unterschrift?

Im beruflichen Alltag müssen häufig Dokumente wie Rechnungen und Verträge unterschrieben werden. Nicht selten werden diese anschließend elektronisch weiterverarbeitet. Damit das möglich ist, muss das Dokument wieder eingescannt werden. Das nimmt viel Zeit in Anspruch und oft kursieren am Ende mehrere Versionen eines Dokuments, von dem niemand weiß, welches das aktuelle ist. Papierverschwendung ist es obendrein. Durch die Verwendung der elektronischen Signatur kann das Dokument von der Erstellung bis hin zur Archivierung stets in seiner digitalen Form bleiben. Dadurch kommt es auch zu einer Kostensenkung.

Die Lösung: Elektronische Signaturen von Signotec!

Seit dem 1. Juli 2016 wird die elektronische Signatur durch die EU-weite eIDAS Verordnung anerkannt. Mit den Signotec-Produkten werden "fortgeschrittene elektronische Signaturen" ISO-konform (PDF-Standard) erzeugt. Die Signaturen haben folgende Merkmale:

• Sie ist ausschließlich dem Unterzeichner zugeordnet
• Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners
• Sie wird mit Mitteln erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann
• Sie ist so mit den Daten, auf die sie sich bezieht, verknüpft, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt wird

Die dafür notwendige Technologie besteht aus folgenden Elementen:

• Eine elektronische Schreibunterlage zur Erfassung der Unterschrift
• Eine Software, mit der die visuellen und biometrischen Merkmale in das Dokument eingebracht werden und die das Dokument zuverlässig gegen Manipulation schützt
• Eine Schnittstelle, die das signierte Dokument medienbruchfrei an ein vorhandenes Dokumentenmanagementsystem übergibt
• Eine Software, die prüft, ob die erbrachte Unterschrift von der richtigen Person geleistet wurde und ob die Dokumentenintegrität gewährleistet ist.